地方自治法第199条第1項、第2項及び第4項の規定に基づき、契約、補助金、交付金及び負担金を重点テーマとし、法令等に則して適正に行われているか、経済性、効率性、有効性は確保されているかなどの観点から監査を実施した。

 

　　　平成20年4月30日から平成21年3月16日まで

 

 

　　　平成19年度及び平成20年度に執行された財務に関する事務から抽出したものを対象とした。

 

　　　監査委員は、関係課長等の出席を求め、事前に提出された調書及び関係資料をもとに説明を受け、質疑応答による監査を実施した。

　　　監査委員事務局は、監査委員の命を受け、監査実施計画及び実施要領に基づき、各課等から必要な関係資料等の提出を求め、調査及び聴取を行い監査委員に報告した。

 

　　　各事務事業について、以下の観点を主眼として実施した。

　　　　1　予算執行が計画的かつ効果的に行われているか。

　　　　2　事務事業の執行及び管理運営が計画的かつ合理的に行われているか。

　　　　3　事務の執行は経済性、効率性、有効性が考慮されかつ合規的に行われているか。

　　　　4　契約の締結及び履行が適正に行われているか。

　　　　5　各種の帳簿、証拠書類の記載内容等の整合性はあるか。

 

　　　対象とした事務は、おおむね適正に処理されていたが、次に述べる事項については、是正、改善の必要があると認められた。

　　　なお、軽易な事項については、関係職員に注意したので記述を省略した。

 

　　　相手方から支払い請求を受けた日から、政府契約の支払遅延防止等に関する法律に規定されている30日（工事代金を除く）を超えて支払いがされているものがあった。

　　　支払いの遅延は相手方に経済的な負担を与えることになり、また支払時期によっては遅延利息という予期しない支出も発生し、市に対する信用と信頼を失わせる行為である。

　　　納品及び検査の後は、速やかに支払い請求を受け、会計年度末日までには支払いが完了するよう努められたい。

　　　また、平成19年度全国規模大会出場者激励金の一部及びスポーツ振興審議会委員の費用弁償については、会計年度内に支出されず、過年度分として平成20年度予算で支出されていた。

　　　特に、業務に関する法令等をよく確認し、適正な事務に努められたい。

 

　　　ア　入札を執行した後、落札価格と契約金額が異なるものがあった。また、契約に至るまでの事務手続きについても、不備が多く見受けられるものがあった。

　　　　　今後は、入札の執行については、本庁での一括管理とし、事務の効率化に努められたい。

　　　　　また、契約事務については、特定の課もしくは係で事務を集約し、適正な契約事務ができるよう努められたい。

 

　　　イ　前例主義で随意契約を締結しているものがあった。

　　　　　また、同じ内容の業務委託等であっても、本庁・支所において入札を執行しているものと、これまでと同じ契約の相手方と随意契約を締結しているものがあった。

　　　　　特に、これまでと同じ相手方と随意契約を締結しているものについては、随意契約の理由があいまいで、その根拠が明確にされていないものがあった。随意契約については、管財課が作成している随意契約ガイドラインにより、適正な事務処理に努められたい。

　　　　　なお、地方公共団体が行う契約は競争入札によることが原則である。随意契約の締結は特に慎重を期し、今後は契約内容等を見直し、積極的に入札を執行されたい。

 

　　　ウ　地方自治法施行令第167条の2第1項第1号に定める随意契約ができる範囲を超えて随意契約を締結しているものがあった。

　　　　　また、地方自治法施行令第167条の2第1項第1号に定める範囲内で契約を締結した後、上限金額を超えて変更契約を締結しているものがあった。

　　　　　随意契約ができる範囲内での変更契約であっても、契約金額が大幅に増える変更契約を締結することがないよう、当初の設計等は慎重にされたい。

 

　　　エ　長期継続契約ができる契約を、単年度契約としているものがあった。

　　　　　単年度契約であれば、地方自治法施行令第167条の2第1項第1号に定める範囲内で随意契約を締結することが可能であっても、長期継続契約とする場合は、契約期間の総額で判断することから、入札を執行しなければならないものがある。

　　　　　今後は、特別な理由がない場合は長期継続契約へ切り替えることにより、入札の執行による経費削減及び事務の効率化に努められたい。

 

　　　オ　契約書に収入印紙の貼り付けがないものが多数あった。印紙税法を確認し、必要税額の収入印紙を貼り付け、消印をされたい。

　　　　　また、契約書に契約の自動更新が規定されており、地方自治法第208条に規定してある会計年度の独立の原則に違反しているもの、契約者名が違うもの、支払関係が甲乙逆となっているもの等、契約書の不備が多く見受けられた。

　　　　　今後は管財課が情報提供している標準契約書を参考とし、契約書については一切の不備がないよう、適正な契約事務に努められたい。

 

　　　カ　コピー機、公用車等のリース物件について、本庁及び支所、または学校ごとに契約を締結しているものがある。

　　　　　浜田市全体で共通した仕様等でリースできる物件及び単価契約等により購入できる物品等については、本庁での一括契約とし、経費削減及び事務の効率化に努められたい。

 

 

　　　キ　委託契約で仕様書がないもの、並びに仕様書に具体的な委託業務内容が示されていないものなど、委託元としての事業管理に不十分なものがあった。

　　　　　今後は事業実施に当たっての要綱を作成し、仕様書や積算基準等を提示するなどして、適正な事業委託に努められたい。

 

　　　補助金の交付事務について、事業報告がないもの、決算内容が不明瞭なもの等が多数あり、補助事業の内容確認が十分にされていない。今年度の実績報告から領収書等による確認をされたい。

 

　　　起案文書の決裁日や情報提供欄が未記入のものなど起案文書に不備のあるものがあった。

また、申請書や報告書など浜田市が受領した文書の受付など、事務手続きが統一されていない。

今後は浜田市事務処理規則及び行政監理課が作成しているマニュアルにより、適正な事務処理に努められたい。

 

　（1）本庁・支所の職員数に対して業務量に偏りがある場合、他の本庁等の職員で対応ができる業務については、積極的に部内での人事及び業務の流動化を図り、経費削減と事務の効率化に努められたい。

 

　（2）工事関連等専門性を求められる業務については、それぞれ専門の部門へ業務を依頼するなど、本庁、支所間並びに部、課間の連携を図り、業務の効率化と適正化に努められたい。